Rapat dihadiri oleh 15 fungsionaris HMI meliputi 5 Pengurus Badko HMI Sumatera Raya dan 10 Perwakilan Cabang di wilayah koordinasi HMI Se-sumatera Raya. Rapat yang dilaksanakan pada tanggal 12 Juli 2020 berlangsung dari pukul 20.30-23.30 WIB melalui online via aplikasi zoom ini dibuka oleh Ketua HMI Badko Sumatera Raya, Dabson L dan dimoderatori oleh Sekretaris HMI Badko Sumatera Raya, Randi Arriavinandi.
Pengurus Badko yang menghadiri rapat ini yaitu Ketua Badko Sumatera Raya, Sekretaris Badko Sumatera Raya, Kabid Internal Badko Sumatera Raya beserta staf dan Kabid Eksternal Badko Sumatera Raya.
Sedangkan perwakilan cabang yang hadir dalam rapat ini adalah Cabang Bireuen, Cabang Aceh Timur, Cabang Medan, Cabang Kampar, Cabang Pekanbaru, Cabang Siak, Cabang Kuantan Singingi, Cabang Padang, Cabang Palembang Darussalam, Cabang Tulang Bawang. Sedangkan Cabang Meranti dan Cabang Bandar Lampung menkonfirmasi izin dalam rapat kali ini.
Adapun rangkaian rapat virtual ini adalah:
1. Silaturahmi Pengurus HMI Badko Sumatera Raya bersama Cabang-cabang HMI Se-Sumatera Raya.
2. Menyampaikan kesiapan Pengurus Badko dan Cabang-cabang HMI se-sumatera raya dalam mengikuti MUSBADKO ke-6 HMI Badko Sumatera Raya.
3. Menentukan Tuan Rumah penyelenggaraan MUSBADKO ke-6 HMI Badko Sumatera Raya.
4. Perihal pembahasan pemekaran Badko akan diagendakan didalam agenda musbadko ke-6 HMI Badko Sumatera Raya.
Dalam rangkaian rapat tersebut cabang-cabang se-sumatera raya seluruh cabang-cabang HMI se-sumatera raya menyatakan siap untuk mengikuti MUSBADKO ke-6 HMI Badko Sumatera Raya dengan 2 model kegiatan baik secara luring (tatap muka), daring (online), maupun kombinasi.
Adapun pembahasan mengenai tuan rumah musbadko ketua badko sumatera raya memberikan kesempatan kepada seluruh forum rapat menyampaikan opsi tentang mekanisme penentuan tuan rumah musbadko. Atas kesepakatan forum mekanisme penentuan tuan rumah dilakukan dengan menanyakan kesiapan setiap cabang, alhasil ada 4 cabang yang menyatakan siap menjadi tuan rumah, cabang tersebut yaitu cabang bireuen, cabang aceh timur, cabang kuantan singingi, cabang siak.
Kemudian forum rapat menyepakati penentuan tuan rumah dilaksanakan secara vote group zoom chat, setiap cabang diminta memilih cabang mana yang didukung untuk menjadi tuan rumah Musbadko Ke-6 Hmi Badko Sumatera Raya.
Setelah dilaksanakan vote, maka Cabang Bireuen (Aceh) dinyatakan sebagai tuan rumah Musbadko dengan memperoleh 7 vote, sedangkan Cabang Aceh timur memperoleh 3 vote, Cabang Kuantan Singingi dan Cabang Siak tidak memperoleh vote.
Selanjutnya rapat ditutup oleh Ketua Hmi Badko Sumatera Raya, Dabson L dengan menyampaikan kembali bahwa musbadko nanti akan kita laksanakan dengan mengutamakan efektivitas keterlibatan cabang-cabang se-sumatera raya. Jika musbadko dilaksanakan secara luring (tatap muka) maka tuan rumah diharapkan memperhatikan berbagai kesediaan aspek teknis kegiatan, baik dari segi akomodasi, transportasi, konsumsi, kesehatan, dan juga media. Peserta musbadko yang hadir harus tetap mematuhi ketentuan protokol kesehatan setempat. Jika penyelenggaraan tuan rumah melaksanakan secara virtual seluruh peserta diminta untuk menyiapkan kebutuhan online agar pelaksanaan musbadko berjalan efektif, (Rel)
